Als autoriteit op het vakgebied van evenementen hebben wij de afgelopen jaren samen met de evenementensector allereerst gewerkt aan duidelijke criteria en meetinstrumenten die wij hanteren bij (benchmark) onderzoek zoals onze eigen monitoren. Daarnaast hebben we enkele heldere uitgangspunten en definities opgesteld die inmiddels door de gehele sector worden gehanteerd. Door ons uitgebreide portefeuille in toeristische en citymarketing opdrachten ontwikkelen we inmiddels ook op die vakgebieden eigen beschrijvingen die naar onze mening beter aansluiten in de snel veranderende sectoren.

Gebruik van deze informatie is uitsluitend toegestaan met bronvermelding van / verwijzing naar Respons – Evenementen | Toerisme | Citymarketing.

Respons Evenementenbelang

Evenementenbelang gaat over de aantrekkingskracht van een evenement:  plaatselijk, gemeentelijk, regionaal, nationaal of zelfs internationaal? Vanuit diverse oogpunten is het interessant om aan te kunnen geven wat de aantrekkingskracht is van een evenement. De branche heeft behoefte aan een eenduidige maatstaf, zodat er onderling uitwisselbare gegevens worden gerealiseerd.

Als algemeen uitgangspunt geldt: naarmate een evenement meer aandacht (bezoeken) weet te genereren in kringen die verder van het evenement af liggen, des te groter het belang. Er kan worden gesteld dat een evenement van internationaal belang in principe meer effect kan creëren op economisch gebied en qua imago en uitstraling, dan een evenement van nationaal of regionaal belang.

De herkomst van de bezoekers bepaalt tot welke van de vijf categorieën een evenement behoort. Onderzoeksgegevens van bezoekers van evenementen vormen het uitgangspunt bij deze variabele. Dat betekent dat uit onderzoek onder bezoekers naar voren moet komen:

  • waar de bezoeker vandaan komt (postcode, plaats en of land)
  • of de bezoeker specifiek voor het evenement is gekomen

 

Als dergelijke specifieke gegevens ontbreken, kan gebruik worden gemaakt van:

  • algemene gegevens over het publieksprofiel van het betreffende genre (o.a. jazzfestivals)
  • gegevens van vergelijkbare evenementen (naar bereik, regio, doelgroep)

 

De volgende richtlijnen worden aangehouden bij het bepalen van het belang:

Internationaal belang: minimaal 10% van de bezoekers komt van buiten Nederland, speciaal voor het evenement. Internationale bezoekers zijn niet in Nederland woonachtig.

Nationaal belang: minimaal 10% van de bezoekers van het evenement is van buiten de regio gekomen.

Regionaal belang: minimaal 10% van de bezoekers komen van buiten de gemeente naar het evenement.

Met bezoekers van buiten de regio worden bezoekers bedoeld die niet in de regio waar het evenement wordt georganiseerd woonachtig zijn en met het specifieke doel een evenement te bezoeken naar een evenementenlocatie zijn gekomen. Voor de begrenzing van de betreffende regio wordt de gemiddelde straal van een Nederlandse provincie aangehouden, dit is 33 km. De locatie van een evenement wordt hierbij als middelpunt genomen. Dit betekent dat een evenement voldoet aan het criterium ‘nationaal belang’, als minimaal 10% van de bezoekers op een afstand van meer dan 33 km van de (hoofd)locatie van het evenement woont.

De overige evenementen hebben een gemeentelijk of plaatselijk belang. Met bezoekers van buiten de gemeente worden bezoekers bedoeld die niet in de gemeente waar het evenement wordt georganiseerd woonachtig zijn en met het specifieke doel het betreffende evenement te bezoeken naar de betreffende gemeente zijn gekomen.

Het percentage voor internationale, nationale en regionale bezoekers is vastgesteld op 10%. Dit percentage komt overeen met de regels voor internationale beurzen zoals vastgesteld door de Union Des Foires International (UFI), de internationale associatie van beursorganisaties. Het percentage ligt bovendien in het verlengde van het advies van de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa) dat, op basis van een rapport van McKinsey & Company Inc., tevens tot het percentage van 10% kwam.

Respons EvenementenFamilie

Om het evenementenaanbod overzichtelijk te maken heeft Respons evenementen gegroepeerd aan de hand van een ‘stamboomstructuur’: de Respons EvenementenFamilie® geeft de sector grafisch weer en verschaft daarmee een helder beeld van het containerbegrip ‘evenementen’.

Er wordt allereerst een onderscheid gemaakt tussen openbare en niet-openbare evenementen. Openbare evenementen (publieksevenementen) zijn voor iedereen toegankelijk, tegen betaling (entreeheffend) dan wel zonder te betalen (vrij toegankelijk). Niet-openbare evenementen zijn daarentegen enkel toegankelijk op uitnodiging of wanneer men is aangesloten bij een bepaalde instantie. Onder deze categorie vallen bijvoorbeeld vakbeurzen, vergaderingen, bedrijfsevenementen en relatiemarketingevents. De publieksevenementen bestaan uit het reguliere aanbod en het niet-reguliere aanbod. Onder het niet-reguliere aanbod vallen zowel jaarlijks of periodiek terugkerende evenementen als incidentele evenementen.

Respons EvenementenSchijf

De EvenementenFamilie is een nuttig instrument gebleken bij het inzichtelijk maken van de tamelijke complexe evenementensector, maar geeft niet direct een overzicht van de verschillende vormen van evenementen. Vormen als festival, concert, sportwedstrijd en beurs komen zowel aan de kant van de openbare als de niet-openbare evenementen voor. Zo zien we de vorm voorstelling/concert ook regelmatig terug  bij bedrijfsevenementen. Ook de evenementenvorm ‘beurs’ komt zowel aan de niet-openbare kant (vakbeurs) als aan de openbare kant (publieksbeurs) voor.

Daarom heeft Respons de Evenementenschijf ontwikkeld, zodat:

  • een zo zuiver mogelijke scheiding tussen ‘vorm’ (laag 1) en ‘inhoud’ (laag 2) gemaakt kan worden;
  • er combinaties tussen vorm en inhoud gemaakt kunnen worden;
  • evenementen worden derhalve standaard voorzien van twee ‘tags’ (vorm + inhoud), o.a. jazz + festivals, voetbal + wedstrijden en ICT + beurzen.

Respons onderscheidt acht vormen van evenementen, namelijk:

  1. Actief/sportief
  2. Beurzen
  3. Exposities
  4. Festivals
  5. Markten/kermissen
  6. Parades/optochten
  7. Voorstellingen/concerten
  8. Wedstrijden

De tweede laag van de evenementenclassificatie gaat over de inhoud van het evenement, niet over de vorm. Bij de hoofdindeling naar inhoud zijn de volgende hoofdcategorieën vastgesteld, namelijk:

  1. Sport
  2. Kennis & Economie
  3. Lifestyle
  4. Kunst

Iedere hoofdcategorie bestaat uit een groot aantal subcategorieën, die tegelijkertijd ook fungeren als ‘tags’ (o.a. binnen onze eigen databases)

De indeling naar vorm en inhoud kan worden geïllustreerd aan de hand van een schijf; de Respons Evenementenschijf.

Evenementen definities als leidraad

Respons houdt zich zo veel mogelijk aan gangbare, bestaande definities die het resultaat zijn van gemaakte afspraken tussen betrokken partijen of brancheorganisaties.

Evenement
Er zijn tal van verschillende definities van het begrip ‘evenement’ in omloop. De meest eenvoudige is terug te vinden in ‘De Dikke van Dale’: ‘publieke gebeurtenis’, een ‘happening’. Wellicht iets te kort door de bocht. Veel gemeenten en  (semi-) overheidsinstanties gebruiken de definitie uit de (model)-Algemene Plaatselijke Verordening (APV), artikel 2:24: ‘Elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak’. De APV definitie maakt daarbij uitzonderingen voor o.a. bioscoopvoorstellingen en betogingen.

Het bestaan van meerdere definities heeft vooral te maken met het doel waarvoor ze zijn opgesteld. Uit die verschillende definities is een aantal relevante elementen te halen die ons inziens opgenomen kunnen worden in een zo’n breed mogelijke Respons definitie van het begrip ‘evenement’: ”Een evenement is een georganiseerde, verplaatsbare gebeurtenis, bijgewoond door een verzameling mensen, die zich daarvoor in een bepaald tijdvak en in een inrichting of op een terrein bevindt of beweegt.”

Actief/sportief
Een ‘actieve’ evenementenvorm is een vorm waarbij men zelf een activiteit uitvoert in plaats van een aanschouwende rol te hebben. Een ‘sportieve’ evenementenvorm is een vorm waarbij bezoekers zelf geen activiteit uitvoeren en maar alleen een rol als toeschouwer hebben.

Beurzen
Bij deze evenementenvorm exposeren bedrijven uit een of meer sectoren exposeren met het doel te verkopen en/of informatie te verschaffen. Er zijn twee soorten beurzen: vakbeurzen, waar zakelijke bezoekers komen, en publieksbeurzen, die zich richten op consumenten. (Bron: CLC-VECTA)

Exposities
Evenementenvorm waarbij één of meerdere personen of organisaties objecten tonen (bijvoorbeeld kunstwerken) voor een publiek.

Festivals
Evenementenvorm waarbij de kern wordt gevormd door een aantal (tenminste twee) programma-onderdelen, die opeenvolgend en/of gelijktijdig onder één noemer worden gepresenteerd. Een festival is een georganiseerde, tijdelijke gebeurtenis, bijgewoond door een groep mensen, die zich daarvoor in een inrichting of op een terrein bevindt of beweegt.

Markten/kermissen
Evenementenvorm waarin deelnemende winkeliers, marktlui of particulieren in een kraam of stalletje hun ‘waar’ verkopen. Tevens is er gelegenheid voor ambachtslieden en marktlui om demonstraties te geven.

Parades/optochten
Evenementenvorm die uit een optocht van mensen bestaat, al dan niet in kostuums, maar ook in combinatie met o.a. vloten/boten, voertuigen, dieren en bloemen. Die laatste vorm wordt vaak ‘corso’ genoemd.

Voorstellingen/concerten
Evenementenvorm waarbij één artiest of groep optreedt. Ook een optreden met een voorprogramma valt onder deze definitie.

Wedstrijden
Evenementenvorm waarin meerdere partijen trachten één of meerdere tegenstanders te overwinnen of te bewijzen dat zij beter zijn in een discipline dan de andere partij of partijen. Er zijn ter zake deskundigen in de vorm van een jury of scheidsrechters, die het verloop van de wedstrijd toetsen aan tevoren opgestelde regels.

Respons Citymarketing definitie

Citymarketing is een vakgebied dat zich snel en breed ontwikkelt. In het verlengde ontstaan vervolgens nieuwe vakgebieden met elk hun eigen, vaak meerdere, definities. Te denken valt aan termen als placebranding, placemanagement en placemaking. Wij beperken ons tot citymarketing waarbij we als basis de formulering van European Cities Marketing (ECM) aanhouden die wij ook mede vorm hebben gegeven: Citymarketing is a shared and common strategy to reach economic development and welfare for inhabitants, visitors and companies within cities. 

In onze overtuiging dat citymarketing uiteindelijk ten gunste komt van bewoners met de gedachte dat ook ondernemers overwegend bewoners zijn, hanteren we de volgende Respons definitie: Citymarketing is een gezamenlijke en gedragen strategie die een stad positioneert naar bedrijven, bezoekers en bewoners en daarmee bijdraagt aan welvaart en welzijn voor bewoners.