Respons heeft zich zo veel mogelijk gehouden aan de gangbare, reeds bestaande definities die het resultaat zijn van gemaakte afspraken tussen betrokken partijen of brancheorganisaties.

Evenement

In Nederland vinden op jaarbasis, bij benadering, circa vijf miljoen evenementen plaats. We hebben het hier over het begrip ‘evenementen’ in de ruimste zin van het woord. Wat is eigenlijk een evenement en op welke wijze kunnen evenementen onderverdeeld worden?

Er zijn tal van verschillende definities van het begrip ‘evenement’ in omloop. De meest eenvoudige is terug te vinden in ‘De Dikke van Dale’: ‘publieke gebeurtenis’, een ‘happening’. Wel kort, maar wellicht iets te kort door de bocht. Veel gemeenten en andere (semi-)overheidsinstanties gebruiken de definitie uit de (model)-Algemene Plaatselijke Verordening (APV), artikel 2:24: ‘Elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak’. De APV definitie maakt daarbij uitzonderingen voor o.a. bioscoopvoorstellingen en betogingen.

Het bestaan van meerdere definities heeft vooral te maken met het doel waarvoor ze zijn opgesteld. Uit die verschillende definities is een aantal relevante elementen te halen die ons inziens opgenomen kunnen worden in een zo’n breed mogelijke definitie van het begrip ‘evenement’: ”Een evenement is een georganiseerde, verplaatsbare gebeurtenis, bijgewoond door een verzameling mensen, die zich daarvoor in een bepaald tijdvak en in een inrichting of op een terrein bevindt of beweegt.” (Bron: Respons)

Actief/sportief

Een ‘actieve’ evenementenvorm is een evenementenvorm waarbij men zelf een activiteit uitvoert in plaats van een aanschouwende rol te hebben.

Een ‘sportieve’ evenementenvorm is een evenementenvorm waarbij bezoekers zelf geen activiteit uitvoeren en enkel een aanschouwende rol hebben.

 Beurzen

Evenementenvorm waarbij bedrijven uit een of meer sectoren exposeren met het doel te verkopen en/of informatie te verschaffen. Er zijn twee soorten beurzen: vakbeurzen waar zakelijke bezoekers komen en publieksbeurzen die zich richten op consumenten. (Bron: CLC-VECTA, 2007)

Exposities

Evenementenvorm waarbij één of meerdere personen of organisaties objecten tonen (bijvoorbeeld kunstwerken) voor een publiek.

Festivals

Evenementenvorm waarbij de kern wordt gevormd door een aantal (tenminste twee) programma-onderdelen, die opeenvolgend en/of gelijktijdig onder één noemer worden gepresenteerd. Een festival is een georganiseerde, tijdelijke gebeurtenis, bijgewoond door een verzameling mensen, die zich daarvoor in een inrichting of op een terrein bevindt of beweegt.

Markten/kermissen

Evenementenvorm waarin deelnemende winkeliers, marktlui of particulieren in een kraam of stalletje hun ‘waar’ verkopen. Tevens is er gelegenheid voor ambachtslieden en marktlui om demonstraties te geven.

Parades/optochten

Evenementenvorm die uit een optocht van mensen bestaat, al dan niet in kostuums, maar ook in combinatie met o.a. vloten/boten, voertuigen, dieren en bloemen. Die laatste vorm wordt vaak ‘corso’ genoemd.

Voorstellingen/concerten

Evenementenvorm waarbij één artiest of groep optreedt. Ook een optreden met een voorprogramma valt onder deze definitie.

Wedstrijden

Evenementenvorm waarin meerdere partijen trachten één of meerdere tegenstanders te overwinnen of te bewijzen dat zij beter zijn in een discipline dan de andere partij of partijen. Er zijn ter zake deskundigen in de vorm van een jury of scheidsrechters, die het verloop van de wedstrijd toetsen aan tevoren opgestelde regels.

Ondanks dat de EvenementenFamilie een nuttig instrument is gebleken in het inzichtelijk maken van de tamelijke complexe evenementensector, geeft het niet direct een overzicht van de verschillende vormen van evenementen. Evenementenvormen als festival, concert, sportwedstrijd en beurs komen zowel aan de kant van de openbare als de niet-openbare evenementen voor. Zo komt de evenementenvorm voorstelling/concert ook regelmatig voor bij bedrijfsevenementen. Ook de evenementenvorm ‘beurs’ komt zowel aan de niet-openbare kant (vakbeurs) als aan de openbare kant (publieksbeurs) voor. Daarom heeft Respons de Evenementenschijf ontwikkeld, zodat:

• een zo zuiver mogelijke scheiding tussen ‘vorm’ (laag 1) en ‘inhoud’ (laag 2) gemaakt kan worden;
• er combinaties tussen vorm en inhoud gemaakt kunnen worden;
• evenementen worden derhalve standaard voorzien van twee ‘tags’ (vorm + inhoud), o.a. jazz + festivals, voetbal + wedstrijden en ICT + beurzen.

Respons onderscheidt acht vormen van evenementen, namelijk:

1. Actief/sportief
2. Beurzen
3. Exposities
4. Festivals
5. Markten/kermissen
6. Parades/optochten
7. Voorstellingen/concerten
8. Wedstrijden

De tweede laag van de evenementenclassificatie gaat alleen over de inhoud van het evenement, niet over de vorm. Bij de hoofdindeling naar inhoud zijn de volgende hoofdcategorieën vastgesteld, namelijk:

1. Sport
2. Kennis & Economie
3. Lifestyle
4. Kunst

Iedere hoofdcategorie bestaat uit een groot aantal subcategorieën, die tegelijkertijd ook fungeren als ‘tags’.

De indeling naar vorm en inhoud kan worden geïllustreerd aan de hand van een schijf; de Respons Evenementenschijf.

Het evenementenbelang, gaat over de aantrekkingskracht van een evenement: is deze plaatselijk, gemeentelijk, regionaal, nationaal of zelfs internationaal?

Vanuit diverse oogpunten is het interessant om aan te kunnen geven wat de aantrekkingskracht is van een evenement. De branche heeft behoefte aan een eenduidige maatstaf, zodat er onderling uitwisselbare gegevens worden gerealiseerd.

Als algemeen uitgangspunt geldt: naarmate een evenement meer aandacht (bezoeken) weet te genereren in kringen die verder van het evenement af liggen, des te groter het belang. Daarbij kan worden gesteld dat een evenement van internationaal belang in principe meer effect kan creëren op economisch gebied, imago en uitstraling, dan een evenement van nationaal of regionaal belang.

De herkomst van de bezoekers bepalen tot welke van deze vijf categorieën een evenement behoort. Onderzoeksgegevens van bezoekers van evenementen vormt het uitgangspunt bij deze variabele. Dat betekent dat uit onderzoek onder bezoekers naar voren moet komen:

– waar de bezoeker vandaan komt (postcode, plaats en of land)

– of de bezoeker specifiek voor het evenement is gekomen

Indien dergelijke gegevens ontbreken, kan gebruik worden gemaakt van:

– algemene gegevens over het publieksprofiel van het betreffende genre (o.a. jazzfestivals)

– gegevens van vergelijkbare evenementen (naar bereik, regio, doelgroep)

De volgende richtlijnen worden aangehouden bij het bepalen van het belang:

Internationaal belang: minimaal 10% van de bezoekers is van buiten Nederland gekomen, speciaal voor het evenement. Internationale  bezoekers zijn niet in Nederland woonachtig.

Nationaal belang: minimaal 10% van de bezoekers van het evenement is van buiten de regio gekomen.

Regionaal belang: minimaal 10% van de bezoekers zijn van buiten de gemeente gekomen voor het evenement. Met bezoekers van buiten de regio worden bezoekers bedoeld die niet in de regio waar het evenement wordt georganiseerd woonachtig zijn en met het specifieke doel het betreffende evenement te bezoeken naar de betreffende evenementenlocatie(s) zijn gekomen. Voor de begrenzing van de betreffende regio wordt de gemiddelde straal van een Nederlandse provincie aangehouden, dit is 33 km. De locatie van een evenement wordt hierbij als middelpunt genomen. Dit betekent dat een evenement voldoet aan het criterium ‘nationaal belang’, als minimaal 10% van de bezoekers op een afstand van meer dan 33 km van de (hoofd)locatie van het evenement woont.

De overige evenementen hebben een gemeentelijk of plaatselijk belang. Met bezoekers van buiten de gemeente worden bezoekers bedoeld die niet in de gemeente waar het evenement wordt georganiseerd woonachtig zijn en met het specifieke doel het betreffende evenement te bezoeken naar de betreffende gemeente zijn gekomen.

Het percentage voor internationale, nationale en regionale bezoekers is vastgesteld op 10%. Dit percentage komt overeen met de regels voor internationale beurzen zoals vastgesteld door de Union Des Foires International (UFI), de internationale associatie van beursorganisaties. Het percentage ligt bovendien in het verlengde van het advies van de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa) dat, op basis van een rapport van McKinsey & Company Inc., tevens tot het percentage van 10% kwam.